Должностная инструкция
работника, замещающего должность ведущего эксперта отдела правового, кадрового и документационного обеспечения Службы по финансово-бюджетному надзору Республики Тыва, не являющейся должностью государственной гражданской службы Республики Тыва
I. Общие положения
1.1. Должностная инструкция регулирует следующие параметры, касающиеся деятельности ведущего эксперта отдела правового, кадрового и документационного обеспечения, не являющейся должностью государственной гражданской службы Республики Тыва (далее – ведущий эксперт): должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения и связи по должности.
1.2. Ведущий эксперт относится к категории специалистов.
1.3. Для работы в должности ведущего эксперта Службы по финансово-бюджетному надзору Республики Тыва (далее – Служба), принимается лицо:
1) имеющее среднее профессиональное образование либо высшее образование - не ниже уровня бакалавриата без предъявления требования к стажу работы;
2) имеющее дополнительное профессиональное образование - программы повышения квалификации.
1.4. К работе ведущего эксперта допускается лицо, прошедшее обязательный предварительный (при поступлении на работу) и периодические медицинские осмотры (обследования), а также внеочередные медицинские осмотры (обследования) в установленном законодательством Российской Федерации порядке.
1.5. Ведущий эксперт должен знать:
1) законодательные акты, нормативные и методические материалы по вопросам, связанными с ведением делопроизводства, архивным делом;
2) специализацию Службы и особенности ее деятельности;
3)основные положения Единой государственной системы делопроизводства СЭД «Практика»;
4) стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации
5) характер взаимодействия структурных подразделений Службы и порядок прохождения служебной информации;
6) Схемы документооборота.
7) Порядок и правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами.
8) Правила организации и формы контроля исполнения документов в организации.
9) Типовые сроки исполнения документов.
10) Принципы работы со сроковой картотекой.
11) Назначение и технологию текущего и предупредительного контроля.
12) Правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов.
13) Правила документационного обеспечения деятельности организации.
14) Виды документов, их назначение.
15) Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами.
16) Правила составления и оформления информационно-справочных, организационных управленческих документов.
17) Правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации.
18) Виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методику ее составления и оформления.
19) Правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией.
20) Порядок формирования и оформления дел, специфику формирования отдельных категорий дел.
21) Правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа.
22) Правила выдачи и использования документов из сформированных дел.
23) Критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них.
24) Порядок использования типовых или ведомственных перечней документов, определения сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов.
25) Правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению.
26) Правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного сроков хранения.
27) Правила составления описи дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами.
28) Правила передачи дел в архив организации.
29) Оформлять обложки дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с требованиями государственных стандартов.
30) Производить хронологически-структурную систематизацию дел.
31) Осуществлять техническую обработку и полное оформление дел постоянного и временного сроков хранения.
32) Составлять опись дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами.
33) Современные информационные технологии работы с документами.
34) Системы электронного документооборота.
35) Порядок обмена информацией по телекоммуникационным каналам связи.
36) Внутренние организационно-распорядительные документы организации.
37) Основы трудового законодательства;
38) Основы этики делового общения;
39) Правила Служебного распорядка;
40) Правила охраны труда и пожарной безопасности.
1.6. Ведущий эксперт должен обладать следующими базовыми знаниями и умениями:
1) Работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов Службы.
2) Пользоваться справочно-правовыми системами, базами данных (в том числе удаленными), автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами Службы.
3) Применять современные информационно-коммуникационные технологии для работы с документами, в том числе для ее оптимизации и повышения эффективности.
4) Организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства.
5) Осуществлять методическое руководство делопроизводством в организации, контролировать правильное формирование, хранение и сдачу дел в архив.
6) Разрабатывать номенклатуру дел структурного подразделения.
7) Использовать номенклатуру дел при изучении структуры организации, составлении описей дел.
8) Организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел Службы.
9) Правильно и своевременно формировать документы в дела с учетом их специфики.
10) Систематизировать документы внутри дела.
11) Обеспечивать сохранность и защиту документов Службы.
12) Осуществлять контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками.
1.7. Ведущий эксперт в своей деятельности руководствуется:
1) Положением о Службе по финансово-бюджетному надзору Республики Тыва, утвержденным постановлением Правительства Республики Тыва от 15.05.2007 № 605;
2) Административным регламентом исполнения Службой по финансово-бюджетному надзору Республики Тыва государственной функции по контролю в финансово-бюджетной сфере»;
3) Положением об управлении административно-контрольной деятельности;
4) Положением об отделе правового, кадрового и документационного обеспечения.
5) настоящей должностной инструкцией.
1.8. Ведущий эксперт подчиняется непосредственно начальнику отдела правового, кадрового и документационного обеспечения, а также руководителю, начальнику управления административно-контрольной деятельности либо лицам, исполняющим их обязанности.
1.9. В период временного отсутствия работника (на время командировки, отпуска, временной нетрудоспособности) исполнение его должностных обязанностей может быть возложено приказом руководителя Службы, на другого работника, имеющего соответствующую квалификацию и опыт работы.
1.10. На работника, в случае служебной необходимости и с его согласия может быть возложено исполнение должностных обязанностей по иной должности отдела.
II. Должностные обязанности
2.1. Обеспечивать своевременную разработку планов работы отдела на предстоящую неделю;
2.2. Ведение документооборота компании;
2.3. Учет, регистрация и распределение входящей и исходящей документации;
2.4. Проверка, редактирование исходящих документов, регистрация документов, распределение документов по подразделениям;
2.5. Определение контрольных сроков исполнения документов, контроль исполнения;
2.6.Подготовка документов к архивному хранению;
2.7. Ведение электронной базы документов, составление картотек;
2.8. Контролировать своевременное рассмотрение сотрудниками Службы обращений органов государственной власти, других организаций и граждан, а также подготовку по ним проектов соответствующих ответов и решений руководителю Службы в соответствии Административным регламентом исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан а также действующим законодательством Российской Федерации и Республики Тыва;
2.9. По распоряжению руководства Службы принимать участие в совещаниях, семинарах, занятиях по вопросам, касающимся деятельности Службы;
2.10. Участвовать в работе аттестационной комиссии;
2.11. Участвовать в работе конкурсной комиссии;
2.12. Участвовать в проведение служебных проверок;
2.13. Информировать руководителя Службы о выявленных при исполнении служебных обязанностей сотрудниками Службы нарушениях действующего законодательства и готовить предложения по их устранению;
2.14. Бережно относиться к государственному имуществу, в том числе представленному для исполнения должностных обязанностей;
2.15. Готовить справки, аналитические записки, доклады, статьи и другие материалы по направлению деятельности отдела;
2.16. Составлять отчет по итогам месяца, квартала, полугодия и отчетного года о работе отдела и Службы в пределах своей компетенции;
2.17. Организовывать проведение технической учебы с приглашением представителей министерств и ведомств республики;
2.18. Контролировать поступление периодических изданий (официальных и научно-практических) и юридической литературы, поступающих в соответствии с договорами Службы;
2.19. Обеспечивать ведение фонда на бумажных носителях и поддержание его в контрольном состоянии, а также ведение соответствующего раздела в базе данных;
2.20. Отвечать по вопросам ведения делопроизводства отдела и Службы;
2.21. Планировать и составлять график деловых встреч (бесед, консультаций) с гражданскими и муниципальными служащими Республики Тыва, с гражданами и с представителями организаций по вопросам служебной деятельности в пределах своей компетенции.
2.22. Обеспечивать разноску корреспонденции адресатам;
2.23. Регистрировать входящую и исходящую корреспонденцию;
2.24. Совместно с другими отделами Службы организовывать мероприятия, связанные с деятельностью Службы;
2.25. Контролировать за техническим состоянием копировальной техники, вносит предложения о ремонте соответствующей оргтехники;
2.24. Выполнять иные поручения руководства Службы;
2.25. Составлять протокола аппаратных совещаний Службы;
2.26. Комплектовать, хранить, вести учет документов, находящихся в архиве Службы;
2.27. Составлять номенклатуру дел Службы.
III. ПРАВА
Ведущий эксперт имеет право:
3.1. Доступа к информации, касающейся обработки персональных данных в Службе и включающей:
цели обработки персональных данных;
категории обрабатываемых персональных данных;
категории субъектов персональных данных, персональные данные которых обрабатываются;
правовые основания обработки персональных данных;
перечень действий с персональными данными, общее описание используемых способов обработки персональных данных;
описание мер, предусмотренных статьями 18.1 и 19 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее - Федеральный закон «О персональных данных»), в том числе сведения о наличии шифровальных (криптографических) средств и наименования этих средств;
дату начала обработки персональных данных;
срок или условия прекращения обработки персональных данных;
сведения о наличии или об отсутствии трансграничной передачи персональных данных в процессе их обработки;
сведения об обеспечении безопасности персональных данных в соответствии с требованиями к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, установленными постановлением Правительства Российской Федерации от 1 ноября 2012 г. № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных».
3.2. Привлекать к реализации мер, направленных на обеспечение безопасности персональных данных, предусмотренных Федеральным законом «О персональных данных» и принятым в соответствии с ним нормативным правовым актам и локальным актам Службы, иных должностных лиц Службы с возложением на них соответствующих обязанностей и закреплением ответственности.
3.3. Участвовать в обсуждении проектов решений руководства организации.
3.4. По согласованию с непосредственным руководством привлекать к решению поставленных перед ним задач других работников.
3.5. Запрашивать и получать от работников других структурных подразделений необходимую информацию, документы.
3.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
3.7. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении должностных обязанностей.
3.8. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.
3.9. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.
3.10. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.
3.11. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
IV. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
4.1. Ведущий эксперт привлекается к ответственности:
- за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством о бухгалтерском учете;
- за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, - в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
- за причинение материального ущерба - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
- за ненадлежащее выполнение функций по организации обработки персональных данных в соответствии с законодательством Российской Федерации в области персональных данных.
V. Заключительные положения
5.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Квалификационной характеристики должности «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (Приказ Минтруда России от 06.05.2014 г. № 276н), постановления Правительства РФ от 21.03.2012 № 211 «Об утверждении перечня мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом «О персональных данных» и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, операторами, являющимися государственными или муниципальными органами».
5.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу.
5.3. Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается росписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью экземпляра должностной инструкции, хранящемся у работодателя, в отделе правового, кадрового и документационного обеспечения Службы.